D'ALE INFORMATICII (X)
Cateva intamplari, petrecute la mijlocul lunii iulie si inceputul lunii august 2001, in localitati diferite, dar cu un numitor comun, si anume, informatizarea lucrarilor de birou m-au determinat sa scriu cele ce urmeaza.
In primul caz, am fost solicitat la telefon sa explic cateva informatii economice, care se reflectau intr-un raport din domeniul analizei costurilor de productie sau cum sunt cunoscute in limbaj contabil, "postcalcul". Discutia la telefon dura de cateva minute, si am realizat ca nu se va putea interpreta corect fenomenul economic reflectat in respectivul raport, datorita complexitatii costurilor de productie din fabrica respectiva. Le-am spus ca sunt la Ploiesti, aproape de dumnealor, si spre finele programului m-am repezit pana la fabrica in cauza, cale de 10 ÷ 15 km. Desi se incheiase programul de lucru m-au asteptat cei interesati, si am analizat impreuna raportul in cauza si implicatiile informatiilor ce rezultau. Analiza se efectua in cadrul serviciilor financiar-contabile. Pana aici totul era normal. Exceptia apare in momentul in care sunt rugat sa nu plec din fabrica pana nu vine si sefa serviciului mecano-energetic, care vrea sa discute cu mine informatiile furnizate de computer pentru sectorul ce-l coordoneaza.
In timp ce noi analizam informatiile furnizate de computer, cineva a cautat-o cu telefonul pe respectiva sefa de serviciu si-i spune ca sunt in fabrica, si tocmai analizam informatiile care o interesau. Bineanteles ca a transmis "vin in fabrica imediat, rugati-l sa nu plece". Am aflat intre timp si detalii asupra interesului manifestat pentru respectiva analiza. Dupa cateva luni de la implementarea sistemului informatic integrat, cand s-a considerat ca sistemul este stapanit intern, s-a facut de conducerea fabricii o analiza mai detaliata a costurilor de productie pe sectii, sectoare si produse, iar sectorul mecano-energetic a fost pus sa justifice miliardele de lei care erau trecute la cheltuieli in dreptul sau. Le-a analizat si a constatat ca toate documentele inregistrate in contabilitate sunt confirmate de dumnealor, dar nu toate ar trebui sa apara drept cheltuieli ale mecanicului sef. Datorita specificului productiei, unele cheltuieli care de regula sunt de natura costurilor comune sectiilor, la dumnealor ar trebui sa apara la cheltuieli directe, ponderea acestora fiind destul de importanta in calcula tia pretului pe produs.
Am analizat impreuna fenomenul economic si am stabilit cum trebuie lucrat. Nu voi intra in detalii profesionale, fiindca nu acesta este scopul seriei de articole despre informatizare. Cand am implementat la dumnealor in toamna lui 2000, am observat "cu ochii mei", specializati de ani de zile sa observe abaterile in domeniu, ca anumite costuri nu erau corect reflectate in contabilitate. Am explicat atunci cum vad eu reflectarea acestor costuri si posibilitatile sistemului informatic integrat de a reflecta aceste costuri, comparativ antecalcul cu postcalcul, la nivel de produs, iar in cadrul acestuia pe retetar, cantitativ-valoric, pe sorto-tipo-dimensiune si, bineanteles, pe elemente primare de cost sau articole de calculatie, cu insumarea piramidala pe toata structura organizatorica. Usor de spus cum trebuie lucrat, mai greu de retinut, mai ales cand volumul de informatii de specialitate, care trebuie asimilat intr-un timp scurt este foarte mare, si pentru specialisti, dara mite pentru functionarii obisnuiti din birouri. Timpul insa lucreaza in favoarea celor care stiu ce vor, si aici am intalnit astfel de oameni. De la o luna la alta s-au cerut informatii mai aprofundate, si uite asa, mecanicul sef a ajuns sa mai intrebe "cum rezolv a reflectarea in contabilitate" a fenomenelor economice observate la implementarea sistemului.
La vreo doua saptamani de la aceasta discutie am primit un telefon de la o persoana angrenata in circuitul analizei informatiilor economice, care imi spunea ca au facut o analiza aproape perfecta a costurilor postcalculate comparate, cu cele antecalculate. Satisfactia din tonul respectivei persoane depasea cu mult vestea in sine. In toamna lui 2000 contribuisem la schimbarea sarcinilor sale de serviciu, si intr-un timp destul de scurt, analiza a devenit foarte utila in analizele economico-financiare, furnizand informatii de calitate.
In al doilea caz, am implementat sistemul informatic integrat la o fabrica destul de mare pentru economia actuala , intr-un oras din judetul Dambovita. Seful unui compartiment din aceasta fabrica ne-a luat urma in toamna lui 2000. Ne-a cerut sa-i indicam cateva firme mari din judet care lucreaza cu softul nostru. S-a deplasat la fiecare in parte, a discutat cu colegii de breasla si a informat conducerea, obtinand acordul pentru implementare.
Am implementat la inceputul lunii august, dar am inceput implementarea cu prelucrarea informatiilor contabile ale lunii iulie. Fenomenul care m-a surprins placut aici a fost constiinciozitatea majoritatii personalului din compartimentele functionale informatizate de noi. Desi sistemul era complet nou l-au asimilat repede, si au inchis luna iulie in termen normal. Ba, chiar si contabilitatea de gestiune din clasa 9 au asimilat-o destul de repede, rezultatele obtinute cu sistemul nou fiind apropiate celor obtinute de dumnealor cu sistemul propriu extracontabil. Deosebirea a fost doar de timpul in care s-au obtinut rezultatele clasei 9. In timp ce la noi, clasa 9 s-a prelucrat in cateva ore, reluand inchiderile de mai multe ori pentru a o intelege, la dumnealor dura niste saptamani, ca la orice sistem extracontabil.
De regula , cand analizam rezultatele economice cu informatiile furnizate de contabilitatea de gestiune, in mod automat si neretusat, apar surprize neplacute pentru cei care stiu sa interpreteze o informatie economica . Una este sa ai documentul in mana, si extracontabil sa-l operezi "undeva" in contabilitatea de gestiune, si alta este ca operatiunile contabile din contabilitatea fiscala sa vina automat in contabilitatea de gestiune, iar aici sa fie prelucrate, tot automat, dupa reguli precise si exacte, pana la nivelul de detaliu.
Contabilitatea de gestiune ofera analize interne. Deciziile le iau cei care stiu sa le interpreteze si au capacitatea si vointa necesara pentru a le impune. La acest capitol, deocamdata sunt probleme In destule locuri. Nu-i o concluzie, ci un fenomen real.
Un al treilea caz, aproape similar cu al doilea, si petrecut in aceeasi perioada de timp, l-am intalnit la Bacau, la o firma de prestigiu, al carei nume il intalnesti aproape in toate statiile mijloacelor de transport in comun. Am implementat tot la inceputul lunii august, si am intalnit un colectiv demn de toata lauda, cu personal tanar, care a asimilat repede programul. Ce m-a surprins aici a fost faptul ca tot personalul angrenat in lucrarile de birou a executat lucrarile repartizate fara murmur. Unde n-au inteles au intrebat, au cerut relatii si au continuat sa lucreze.
Imi lasa impresia ca cineva din umbra supraveghea totul si dirija nevazut.
Dupa ce am inchis prima luna, am exprimat in birou parerea de mai sus. Mi-au dat dreptate, dar nu mi-au spus cine tinea bagheta si nu era vazut.
Se poate spune ca nu este nimic neobisnuit, ca este un fenomen normal. Desigur ca asa ar trebui sa fie, dar noi intalnim de regula opozitie la implementare din partea executantilor, astfel ca ramanem surprinsi cand intalnim si cazuri ca cele de mai sus.
Un al patrulea caz, petrecut, tot in vara lui 2001, merita povestit desi nu este similar cu cele de mai sus. Are insa ceva comun: nevoia de informatie economica.
In urma cu vreo 9 ani m-am prezentat la Buzau la o firma destul de mare atunci, ca si astazi. O cunosteam de pe vremea cand lucram in constructii si i-am construit o parte din halele de productie. Am prezentat sistemul informatic integrat pe care-l aveam atunci. La dumnealor functiona la vremea aceea un oficiu de calcul destul de numeros, care facuse ceva intern. Unul dintre varfurile conducerii din vremea aceea era proaspat numit in functie, si a agreat ideea implementarii unui nou sistem informatic, dar s-au opus altii din cauza problemei loiale, adica ce facem cu personalul de la birou care devine disponibil. Si n-am implementat.
In primavara lui 2001 am primit o cerere de oferta de la dumnealor, l-am intrebat daca este ceva serios. Ni s-a raspuns ca da, este ceva serios, sunt alti oameni la conducere si se doresc informatii economice din contabilitate. Am dat curs cererii si am trimis o oferta cu detalii despre program si, bineanteles, valoarea lui. Vremea a trecut si multe luni n-a mai fost nici un semnal. Am considerat ca aveau nevoie de mai multe oferte si au cerut si de la noi ca sa poata compara. Intr-adevar, asa au stat lucrurile. Au analizat ofertele primite si le-au ales pe cele mai ieftine. O aplicatie au luat-o de la o firma , alta aplicatie de la alta firma , iar o parte din informatiile contabile le prelucreaza cu creatiile proprii. Nevoia de informatii economice, de analiza si sinteza a ramas in continuare nesatisfacuta si dup a aceste achizitii de programe informatice, dar asta au aflat-o dupa ce au asimilat noile programe.
Va veti intreba de unde stiu? Pai uite ca stiu si inca din surse sigure si autorizate, ca doar Dumnezeu nu bate cu maiul si nu-i da romanului de la inceput, mintea care i-o da pe urma , dupa ce s-au consumat faptele. Asa se face ca , spre sfarsitul verii 2001 am fost din nou contactati si intrebati daca nu le putem adapta pentru prelucrarea clasei 9, din aplicatiile cumparate de dumnealor. S-au deplasat la sediul nostru si cu aceasta ocazie am purtat un dialog, fata in fata , cu persoane autorizate care mi-au explicat ce doresc de la noi. Nu dau detaliile convorbirii, ca nu-i frumos sa divulg, dar am citit pe fata interlocutorilor mei multe regrete. Eu nu-i puteam servi cu un produs de serie pentru ce doreau dumnealor, iar casa le fac un unicat, ar fi costat foarte scump, iar dumnealor au realizat ca au platit foarte scump ceea ce au cumparat, comparativ cu valoarea intrinseca a programelor, si faptul ca au fost sfatuiti prost de cei din jur.
Am continuat dialogul si le-am propus sa-i informatizez integrat, ca-i va costa mai ieftin, sa accepte consultanta pentru un circuit optim al documentelor si al amplasarii computerelor, sa redistribuim personalul devenit disponibil si sa-mi plateasca programele informatice din economiile care se vor realiza lunar intr-un numar rezonabil de luni. Ca si acum 9 ani desi sunt alti oameni la conducerea fabrici, raspunsul a fost cam acelasi: poate alta data , acum am cheltuit banii pentru programe informatice; ce-o sa zica "cineva", si ce facem cu oamenii.
Pana vom afla ce facem cu functionarii din birouri in conditiile informatizarii lucrarilor din birouri va mai trece multa vreme in tara noastra , si este posibil ca sa n-apuc s-o vad realizata ca fenomen de masa. Exemple sunt, asa cum am aratat in cuprinsul acestui material, dar pana la generalizare, mai este timp.