Aplicatia EDOC face parte din Sistemul Informatic Integrat - iConsalt, dezvoltat in tehnologia Oracle APplication EXpress (Oracle-APEX) - v.- Apex 4.1.1.00.23/11g;
In ceea ce priveste interfata cu utilizatorul iConsalt respecta standardul Oracle-APEX
Aplicatia EDOC este parte componenta a Sistemului Informatic Integrat „CONSALT” si este proiectata pentru editarea si listarea unor instrumente de plata bancare cu caracter special (CEC,BILETE LA ORDIN), pretiparite de banci conform normelor tehnice elaborate de BNR si publicate în M.O.500/03.07.2008.
În rubricile acestui tip de documente, conform modului uzual de lucru, cu ajutorul aplicatiei se introduc, prin imprimare, datele efective corespunzatoare specificului fiecarei rubrici precum si al emitentului lor, eliminandu-se interventia manuala, cu exceptia semnaturilor.
Aplicatia realizata în tehnologie „ORACLE-APEX”, poate fi exploatata în corelatie cu modulul ECO al Sistemului „CONSALT”. Modulul are posibilitatea de adaptare la orice tip de document de acest gen potrivit specificului fiecarei banci si al normelor BNR.
Interfata programului este foarte prietenoasa, simpla, ceea ce permite o utilzare usoara de catre orice persoana, flexibilitate ridicata, oferind posibilitatea introducerii rapida si exacta a necesare.
Aplicatia realizeaza urmatoarele :
A. Colectarea datelor necesare completarii acestui tip de documente precum si imprimarea acestora, asa cum s-a specificat mai sus.
B. Înregistrarea acestor documente pentru evidenta sau prelucrari ulterioare.
C. Generarea automata de note contabile în modulul ECO în cazul în care cu aceste documente se achita facturi de furnizori, care sunt deja introduse în sistem, pentru ca programul sa la poata identifica si afisa (este vorba evident de facturi nesoldate).
D. În cazul în care aceste facturi nu sunt în sistem se poate efectua doar o simpla editare urmând ca ulterior sa se poate realiza o legatura între acestea si documentul deja emis.
Mod de lucru
Asa dupa cum se observa în imaginea de mai jos, se introduc datele urmatoare necesare:
Identificare emitent:
- nume emitent (implicit) ;
- localitate de emitere precum si cea de plata;
- cont IBAN, cod fiscal, banca si moneda de lucru ;
Identificare beneficiar(partener):
- cod, denumire ; cont IBAN, cod fiscal, banca si moneda;
Identificare document:
- tip de operatie(plata) si gen document (banca) sunt implicite ;
- tip instrument de plata (CEC sau BILET LA ORDIN) ;
- stipulare : la ordin, la ordin fara protest, nominativ, la purtator (cf. uzantei);
- numar document si serie – pretiparite de banca ;
- data document precum si data scadenta ;
Date asociate:
- suma de plata cu acest document ;
- suma de diferenta – îcazul în care suma de pe document mai mare decât suma soldurilor facturilor de plata beneficiarul respectiv. a diferenta va fi plasata într-un cont de diferenta de genul „Avans furnizori”;
- observatii – informatiile care apar aici se refera la scopul platii si va apare în rubrica „Tras pentru ...” la CEC sau „Valoarea reprezinta ...” pentru BILET LA ORDIN; aceasta mentiune este necesara mai ales atunci când informatiile introduse în rubricile care specifica pentru ce se face plata - care pot fi generate si automat plecând de la lista facturilor „acoperite”, depasesc capacitatea de înregistrare din document. În acest caz, aici trebuie introdusa o informatie rezumativa, sintetica, dar semnificativa care va înlocui pe cele generate automat si aceasta va apare pe document, ca daca facturile nu sunt în sistem, informatia nu are cum sa fie generata automat si completarea aici este obligatorie.
Dupa introducerea acestor date se lucreaza cu urmatoarele optiuni:
1.Facturi– are loc editarea facturilor aferente furnizorului pentru care se efectueaza plata (daca nu e vorba doar de editare);
Obs. Daca exista inadvertente în completarea datelor aceasta optiune nu se va executa, afisându-se un mesaj de eroare ; exista posibilitatea de sortare a listei dupa oricare coloana;
2.Compl. Sume– optiune care se doreste a oferi o facilitate la editare în sensul ca sumele de plata la nivelul fiecarei facturi se vor completa automat de catre program în limita sumei
precizate în document, a soldurilor pe facturi si în ordinea datei de emitere a acestor facturi;
Obs. Este evident ca daca suma este mai mica decât totalul soldurilor pe facturi, ultima factura, în ordinea completarii va avea la suma de plata o valoare ce poate fi mai mic a decât soldul acesteia (restul dupa completarea celor din „amonte”);
3.Actualizare documente– are loc înregistrarea acestor documente într-o baza de date pentru editari sau prelucrari ulterioare;
4.Generare note– se genereaza note contabile în modulul ECO în functie de facturile „acoperite” de suma si, eventual, nota corespunzatoare de plasare a sumei de diferenta, daca suma de pe document depaseste suma soldurilor pe facturi;
5.Raport– are loc o previzualizare a datelor care vor apare în document, înainte de listarea propriu-zisa, pentru verificare;
6.Lista documente– se poate obtine o lista de documente deja introduse în sistem, pentru diferite operatiuni ulterioare; exista posibilitatea de sortare ca la lista de facturi;
7.Reimprimare– documentul selectat poate fi reimprimat,lucru mai rar întalnit dar care este posibil, din diverse motive (imprimanta cu probleme – nu a reusit prima listare, etc.);
8.Stergere– stergere document din baza (daca s-a gresit ceva la introducerea datelor si s-a observat în aceasta faza);
Obs. Daca exista note contabile aferente acestui document se vor elimina si acestea;
9.Anulare– anulare document (daca nu s-a listat corect, sau din alte motive);
Exista, de asemenea, posibilitatea de filtrare a listei de documente pentru afisare doar a celor care intereseaza.
Dupa cum s-a mentionat anterior aplicatia EDOC se poate adapta la noi cerinte rezultate fie din modificari de legislatie sau norme tehnice (de regula BNR) privitoare la
regimul,forma si continutul acestor documente fie la solicitarile particulare ale clientilor, dar care evident nu intra în contradictie cu dispozitiile legale.
De regula aceste solicitari privesc adaugarea de noi functii sau faclitati la modulul standard existent.
În ce priveste securitatea accesului persoanelor autorizate la utilizarea acestui modul din sistemul integrat „CONSALT” ea este realizata în mod natural ca si pentru alte aplicatii care utilizeaza platforma „ORACLE” (acces securizat,verificari,etc.);