Despre arhivarea documentelor financiar contabile se face referire în următoarele acte normative (fără ca enumerarea să fie limitativă):
1.Legea 260/19.07.2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice
2.DECIZIE nr. 888 din 1 octombrie 2008 privind procedura de verificare şi omologare a sistemelor informatice destinate operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronică , emisă de Autorităţii Naţionale pentru Comunicaţii
3.Legea 135/15.05.2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
4.ORDIN nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, emis de Ministerul economiei şi finanţelor
Pe noi ne interesează noţiunea de arhivare aşa cum se regăseşte în Ordinul nr.3512/20008 privind documentele şi registrele financiar contabile.
Astfel :
Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic documentele financiar contabile
Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conţinutului documentelor financiar – contabile.
Documentele financiar – contabile care se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile Legii 455/2001 privind semnătura electronică.
Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:
a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor
b) confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor
c) confidenţialitatea şi integritatea datelor
d) restricţionarea, detectarea şi monitorizarea accesului în sistemelor
e) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamităţi naturale, evenimente imprevizibile prin:
arhivarea datelor utilizând tehologia WORM, care să permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a informaţiilor stocate (notă : sistemul ERP CONSALT realizează această operaţiune prin salvare date)
înregistrarea datelor din documentele financiar - contabile în timp real, în alt sistem de calcul , cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie ( notă : sistemul ERP CONSALT ruleză aplicaţiile informatice componente, atât monopost cât şi în reţea – cu amplasarea într-o altă locaţie )
Trebuie să asigure listarea tuturor documentelor financiar - contabile solicitate de organele de control.